Công ty thông báo Chính sách cơ bản về bảo vệ dữ liệu cá nhân, với nhận thức sâu sắc rằng dữ liệu cá nhân cần được xử lý cẩn thận theo nguyên tắc tôn trọng cá nhân của các cá nhân và việc xử lý dữ liệu cá nhân đúng cách là trách nhiệm xã hội của công ty.

1. Thu thập dữ liệu cá nhân đúng cách

Công ty thu thập dữ liệu cá nhân trong phạm vi cần thiết cho hoạt động kinh doanh và bằng các biện pháp hợp pháp và công bằng.

2. Làm rõ mục đích sử dụng

Khi thu thập dữ liệu cá nhân, Công ty sẽ liệt kê mục đích sử dụng càng nhiều càng tốt và sử dụng nó theo cách thức quy định (bao gồm cả việc công khai trên trang web này) trừ các trường hợp theo quy định của pháp luật. Bản thân người có dữ liệu cá nhân được thu thập sẽ được thông báo (“Chủ Thể Dữ Liệu”).

3. Sử dụng trong phạm vi mục đích sử dụng

Công ty sẽ chỉ sử dụng dữ liệu cá nhân cho một nhóm tối thiểu các bên cần thiết phải biết để đạt được mục đích sử dụng như đã thông báo cho Chủ Thể Dữ Liệu. Trong trường hợp CTY HỒNG PHƯƠNG sử dụng dữ cá nhân ngoài mục đích đã xin phép thì  phải được sự đồng ý trước của Chủ Thể Dữ Liệu, ngoại trừ các trường hợp sau.

1. Khi pháp luật yêu cầu;
2. Các trường hợp việc cung cấp dữ liệu cá nhân là cần thiết để bảo vệ tính mạng, cơ thể hoặc tài sản của Chủ Thể Dữ Liệu hoặc cá nhân khác và khó có được sự đồng ý của người đó;
3. Các trường hợp trong đó việc cung cấp dữ liệu cá nhân là đặc biệt cần thiết để cải thiện sức khỏe cộng đồng hoặc thúc đẩy sự phát triển lành mạnh của trẻ em và khó có được sự đồng ý của Chủ Thể Dữ Liệu
4. Khi cần thiết phải hợp tác với cơ quan quốc gia, chính quyền địa phương hoặc cá nhân hoặc tổ chức được ủy quyền bởi một trong hai bên nói trên để thực hiện các công việc theo quy định của pháp luật và việc nhận được sự đồng ý của Chủ Thể Dữ Liệu có khả năng cản trở việc thực hiện đó công việc.

 4. Tiết lộ và cung cấp cho bên thứ ba

Công ty sẽ không tiết lộ hoặc cung cấp dữ liệu cá nhân do Công ty xử lý cho bên thứ ba mà không có sự đồng ý của Chủ Thể Dữ Liệu, ngoại trừ các trường hợp sau.

1. Khi thuê ngoài công việc liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân
2. Khi cần chia sẻ dữ liệu cá nhân giữa các công ty thuộc Tập đoàn Suzuki
3. Ngoài ra, khi có lý do chính đáng như được pháp luật cho phép

5. Giám sát Nhà thầu

Công ty có thể thuê ngoài toàn bộ hoặc một phần việc xử lý dữ liệu cá nhân trong phạm vi mục đích sử dụng ở mức độ cần thiết cho hoạt động kinh doanh như gửi bảng câu hỏi và xử lý thông tin. Trong trường hợp này, Công ty sẽ lựa chọn nhà thầu được công nhận là xử lý dữ liệu cá nhân phù hợp, quy định đúng về quản lý an toàn, bảo mật, điều kiện thầu phụ và các vấn đề khác liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân trong hợp đồng ủy thác, đồng thời thực hiện các biện pháp cần thiết và phù hợp quản lý và giám sát.

6. Xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm

Ngoại trừ các trường hợp sau, Công ty sẽ không chịu trách nhiệm về quan điểm chính trị, niềm tin (tôn giáo, lý tưởng và niềm tin). Dữ liệu cá nhân về tư cách thành viên công đoàn, chủng tộc và dân tộc, nguồn gốc gia đình và nơi thường trú, chăm sóc sức khỏe và đời sống tình dục cũng như tiền án (sau đây gọi là "dữ liệu cá nhân nhạy cảm"). Chúng tôi cam kết mua, sử dụng hoặc cung cấp cho bên thứ ba.

1. Khi có được thông tin nhạy cảm, sử dụng hoặc cung cấp cho bên thứ ba trong phạm vi cần thiết cho việc thực hiện kinh doanh dựa trên sự đồng ý của Chủ Thể Dữ Liệu đó do sự cần thiết của việc đảm bảo hoạt động kinh doanh phù hợp của Công ty;
2. Khi thông tin nhạy cảm được mua, sử dụng hoặc cung cấp cho bên thứ ba trong phạm vi cần thiết để thực hiện chuyển giao quyền và nghĩa vụ thông qua thủ tục thừa kế;
3. Khi có lý do chính đáng, chẳng hạn như được luật pháp và hướng dẫn cho phép.

7. Quản lý an toàn dữ liệu cá nhân

Công ty sẽ chỉ định một người quản lý dữ liệu cá nhân chịu trách nhiệm quản lý dữ liệu cá nhân trong toàn công ty và sẽ thực hiện các biện pháp quản lý an toàn, bao gồm các biện pháp quản lý cần thiết và thích hợp sau đây, để ngăn chặn rò rỉ, mất mát, hư hỏng, lạm dụng, làm sai lệch và truy cập trái phép dữ liệu cá nhân do Công ty xử lý.

1. Xây dựng các quy định, hướng dẫn xử lý thông tin cá nhân (dữ liệu cá nhân) về phương thức xử lý, người chịu trách nhiệm, người phụ trách và trách nhiệm của họ trong từng giai đoạn thu thập, sử dụng, lưu trữ, cung cấp, xóa bỏ, hủy bỏ, v.v.
2. Làm rõ nhân viên xử lý dữ liệu cá nhân và phạm vi dữ liệu mà nhân viên đó xử lý, đồng thời thiết lập hệ thống báo cáo và thông tin liên lạc khi phát hiện sự việc hoặc dấu hiệu vi phạm pháp luật, quy định.
3. Tiến hành đào tạo cho nhân viên về các vấn đề cần lưu ý liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân.
4. Ở những khu vực xử lý dữ liệu cá nhân, thực hiện các biện pháp kiểm soát việc ra vào của nhân viên, và hạn chế thiết bị mang vào khu vực xử lý, cũng như ngăn chặn những người không được phép xem dữ liệu cá nhân.
5. Thực hiện kiểm soát truy cập để giới hạn phạm vi người phụ trách và cơ sở dữ liệu, v.v. được xử lý.
6. Giới thiệu cơ chế bảo vệ hệ thống thông tin xử lý dữ liệu cá nhân khỏi sự truy cập trái phép từ bên ngoài hoặc phần mềm trái phép.

8. Phản hồi thích hợp đối với các yêu cầu từ Chủ Thể Dữ Liệu.

Khi Chủ Thể Dữ Liệu có các yêu cầu như tiết lộ, chỉnh sửa, đình chỉ sử dụng dữ liệu cá nhân và hồ sơ cung cấp thông tin cá nhân (dữ liệu cá nhân) cho bên thứ ba do Công ty xử lý thì phải thực hiện theo phương thức luật định (sau đây gọi chung là yêu cầu tiết lộ). Theo đó, Công ty sẽ phản hồi một cách phù hợp (trong vòng 72 tiếng) trong phạm vi hợp lý tuân thủ theo pháp luật Việt Nam.

9. Phản hồi thích hợp đối với các tư vấn, thắc mắc và yêu cầu liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân:

Công ty đã thiết lập một đầu mối liên lạc để tư vấn, thắc mắc và yêu cầu liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân và cố gắng đáp ứng một cách thích hợp và kịp thời các tư vấn, thắc mắc và yêu cầu.

10. Tuân thủ Luật pháp, Rà soát và Cải thiện

Chúng tôi luôn tuân thủ quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân, pháp luật và quy định chuyên ngành cùng nguyên tắc liên quan khác. Ngoài ra, để xác nhận việc xử lý đúng cách dữ liệu cá nhân tại Công ty, người chịu trách nhiệm quản lý dữ liệu cá nhân sẽ tiến hành kiểm tra thường xuyên và liên tục xem xét và cải thiện các sáng kiến trong từng mục trên.